Kaizen: Qué es y cómo aplicar este método

Kaizen metodologia

Seguramente habrás escuchado hablar de la metodología Kaizen y su importancia a la hora de desarrollar procesos en los negocios.

Sin duda en la actualidad y con la presencia de Internet, la competencia actual es mayor, ya que las empresas de otros lugares, pueden llegar a competir con empresas locales, lo que hace que necesitemos mejorar la competitividad de forma constante.

Esto no implica que se haga en un determinado momento, para atravesar una situación en particular, sino más bien como un modo de pensamiento, el cual basaremos nuestra metodología.

En la actualidad, muchas empresas se acercan a la metodología Lean. Pues bien, esta metodología, se fundamenta en Kaizen, algo que debemos conocer si queremos que se implemente correctamente.

Por eso queremos explicarte cuál es su significado y cómo puedes utilizarlo para tu beneficio.

¿Qué es Kaizen?

Kaizen es una palabra que viene del japonés (改善) que su traducción puede ser «mejora constante». Esto implica que está asociado a la filosofía de «hazlo mejor cada día, en cada proceso, de cada área».

En este caso nos enfocamos en pequeños y continuos cambios de un proceso de trabajo, que se realizaría en todas las áreas de una organización, es decir no solo la alta dirección, mandos intermedios o los trabajadores de base, sino en toda la jerarquía organizativa.

Como hemos comentado, también se aplicaría en cualquier área de la empresa, desde Finanzas a la Gestión de Inventario, pasando por Marketing, etc.

Toyota fue una de las grandes empresas que basó su crecimiento gracias a esta filosofía y con ella aumentó su popularidad.

¿Por qué implementar el Kaizen?

Casi todas las empresas hoy en día buscan de forma consistente una mejora de la calidad y la reducción. Los beneficios de implementar este método es conseguir ambos objetivos.

Alguna de las razones para implementarlo son:

  • Utilización de recursos de forma adecuada. Gracias a este sistema mejorarás la utilización de los recursos. Al estar centrado en los pequeños cambios en vez de grandes, los pequeños gastos que en muchas ocasiones se nos escapan, aflorarán y podremos eliminarlos.
  • Incrementa la eficiencia. Como eliminamos los gastos de recursos innecesarios, mejoraremos la eficicencia de nuestra compañía, al eliminar operaciones innecesarias de los trabajadores.
  • Satisfacción de los empleados. Los empleados que se sienten útiles, tienden a estar más satisfechos, por ello, al ver que son importantes, se irán sintiendo mejor.
  • Mejoras de seguridad. Porque todo tipo de problema saldrá a relucir y sin duda, conseguir un ambiente seguro de trabajo es otro de los beneficios que conseguimos.

Filosofía Kaizen

Kaizen Significado

La filosofía Kaizen se basa en una serie de principios que hacen que adquieras esta mentalidad para conseguir implementarla de mejor modo. Los 10 principios del Kaizen son:

Evitar las suposiciones

Si quieres empezar a mejorar tus resultados, debes cambiar tu mentalidad y por ello debes evitar suponer que una cosa u otra es de una forma, sino basarnos en datos empíricos.

Ser proactivo a la hora de resolver problemas

Porque en muchas ocasiones resolvemos los problemas de forma pasajera, damos «patada hacia adelante» o bien los mantenemos alrededor nuestro sin resolverlos. Debemos tener la capacidad de afrontarlos de una forma proactiva.

No aceptar el Status Quo

En muchas ocasiones y en muchas empresas la frase «esto se ha hecho siempre así» es lo que hace que no se progrese en muchos aspectos.

Por eso es clave tener la visión de que no siempre lo habitual es la mejor forma de resolver las eventualidades del trabajo.

Evita el perfeccionismo por la adaptación al cambio.

El perfeccionismo puede ser una forma de perder velocidad en nuestros movimientos y eso nos hace vulnerables en un entorno cambiante. En lugar de basarnos en perfeccionar nuestros procesos, debemos tener una actitud más cercana a la adaptación a los cambios.

Ojo, esto no implica soluciones de mala calidad o «a medias», sino que si para que quede 100% perfecto vamos a tardar demasiado, un 90% y capacidad de cambiar nuestra solución en un futuro puede ser la ideal.

Busca soluciones en cuanto encuentras problemas

El objetivo está en encontrar soluciones a los problemas que vamos encontrándonos, ya que en muchas ocasiones, al encontrar cualquier problema, nos basamos más en buscar al culpable del mismo y esto no ayuda a solucionarlo, sino nos hace trabajar más lentos a corto y medio plazo.

Crea un ambiente de contribución

Porque la búsqueda de la mejora constante no puede ser hecha por una parte de la empresa ni por una persona, tiene que ser hecha con todos los componentes y esto se hace siempre que haya un ambiente de querer contribuir.

Pregúntate 5 veces «Por qué»

Muchas veces para solucionar un problema tenemos que irnos a la raíz del mismo y no donde aflora este. Por eso, pregúntate 5 veces por qué para llegar a la causa que lo produjo.

Recopila información y opiniones de múltiples personas

Es importante que la información y las opiniones vengan de múltiples personas, para poder contemplar cómo se está implementando esta forma de trabajar y evitar desequilibrios.

Usa creatividad para encontrar soluciones de bajo coste y pequeñas mejoras.

El objetivo es una mejora constante, no conseguir grandes cambios, por eso será fundamental encontrar soluciones con un bajo coste pero que sea de forma repetitiva y continua.

Nunca dejes de mejorar

¿Hasta cuándo debemos mejorar? Siempre, esto no tiene fin, ya que es el camino, no el objetivo final, por lo tanto la mejora estará dentro de nuestra filosofía.

Metodología Kaizen

Lo primero que tenemos que tener en mente es que esta filosofía se basa en la creencia que todo se puede mejorar y que nada podemos mantenerlo en el Status Quo, por lo tanto, se revisarán de forma constante todos y cada uno de los procesos.

Básicamente su ciclo se basa en: Identificar un problema u oportunidad, crear una solución e implementarla.

Este ciclo se basa en 7 pasos que nos ayudarán a implementar mejoras de forma constante.

Mantén a los empleados implicados

Esta será una de las cuestiones más importantes a la hora de implementar esta metodología. Los empleados deben ser capaces de recopilar información e identificar problemas de sus áreas de trabajo.

Esto puede ser hecho a nivel global o bien creando grupos reducidos que puedan recopilar información de su área y transmitiéndosela al resto de grupos de forma grupal. Está muy relacionado con Monozukuri.

Encuentra los problemas

Sin duda los empleados pueden ver en qué puntos hay fricción entre departamentos, dónde creen que se realizan mal los procedimientos, de qué se quejan los clientes, etc.

Es ideal crear una lista de los problemas que vislumbran al realizar su actividad.

Crea una solución

Siempre existen grandes problemas a resolver y pequeños. De forma habitual, los pequeños problemas pueden ser por no pararse a solucionarlos un momento.

Ofrece a los empleados la opción de crear soluciones creativas, para resolver estos problemas. De esta forma, se puede elegir la solución que más se adapte a lo que se necesita entre todas las ideas presentadas.

Prueba la solución

Implementar la solución no es siempre simple. Por ello es interesante a la hora de implementar la solución ganadora, hacer testing previo con pequeños programas pilotos, ir paso a paso viendo si es correcto, etc.

De esta forma podremos volver al estado inicial o cambiar de solución si vemos que esta no se adapta correctamente a lo que necesitamos.

Analizar los resultados

Una vez que hemos implementado la nueva solución en una pequeña área y vemos que funciona, lo ideal es analizar si su funcionamiento es el esperado y mejora la antigua situación, respecto a esta nueva actualización.

Estandarización

Si los resultados obtenidos son los adecuados, lo que haremos es implementar esta solución en toda la organización, donde esta solución tenga impacto.

Repetir

Como hemos comentado, es una mejora constante y por lo tanto, lo siguiente será repetir el proceso para hallar la solución a otros problemas.

Kaizen Personal: Cómo adaptarlo a tu vida.

También podemos adaptar este método a nuestra vida privada, para conseguir mejorar de forma personal.

Como hemos comentado Kaizen se basa en enfocarnos en las pequeñas mejoras, ser capaces de eliminar todos esos pequeños problemas que nos afectan de forma global e ir poco a poco consiguiendo resolverlos y mejorar tanto a corto plazo como largo plazo.

De acuerdo con esta metodología cada día podemos basarnos en:

  • Planificar y preparar lo que queremos resolver
  • Hacer la tarea que hemos elegido que queremos solucionar y cómo hacerlo.
  • Es importante intentar simplificar al máximo la solución para poder integrarla a nuestra vida
  • Comprobar que está resuelta de forma correcta.
  • Obtener el aprendizaje de esta pequeña mejora para poder seguir mejorando.

Kaizen: Ventajas y desventajas

Sin duda hay muchas razones por las que elegir implementar el Kaizen en tu vida, aquí te dejamos algunas ventajas:

  • Gracias a los pequeños cambios de forma constante, las implementaciones de cambios serán más fáciles de realizar y por lo tanto no costará tanto a los miembros adaptarse a ellos.
  • Las necesidades de inspeccionar la calidad se reducirán con el tiempo, ya que los errores se reducirán.
  • Aumenta la moral de los trabajadores ya que se sentirán valorados y con voz en los cambios de la compañía.
  • Al aumentar el trabajo de los equipos, hace que los trabajadores se sientan más arropados.
  • Como se revisan y recopila información de todos los procesos, los errores y costes superfluos se reducirán.
  • Aumenta el foco en el cliente, algo que hará que su relación con nosotros mejore.
  • Los sistemas se adaptarán a mejoras que tendrán sus efectos tanto a corto plazo como a largo plazo.

Sin embargo, el Kaizen tiene también desventajas, algo que sin duda tenemos que valorar también, ya que no se puede implementar en el 100% de los casos.

  • En compañías que se enfocan en la parte territorial, al principio será difícil que vean estos cambios a nivel global, por ello sería necesario primero un cambio de la cultura empresarial, creando un ambiente más receptivo a la hora de trabajar a nivel global.
  • Con el Kaizen tendremos los cambios a corto plazo que nos pueden crear una sensación de cortoplacismo y de «siempre estar corriendo». Esto puede ser una forma de quemarnos y abandonarlo sin mejoras a largo plazo.